Algemene voorwaarden

Dienstwijs is een dienst van BalenaCloud, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89401158, gevestigd op Gravin Jacobastraat 28, 2805 PP Gouda. In deze voorwaarden heet dat "wij".

• Klant ("je"): de organisatie die een account aanmaakt, bijvoorbeeld een zorgorganisatie of een locatie daarvan.
• Gebruiker: iemand die namens de klant inlogt, zoals een locatiemanager.
• Locatie: Een locatie is een gebouw, woonvorm of afdeling waar je kaarten voor maakt. Elk adres telt als minstens één locatie. Op één adres telt elke afdeling met een eigen team of eigen aanspreekpunt als een locatie; werken afdelingen met hetzelfde team en dezelfde afspraken, dan is het er één.
• Medewerker: de invalkracht, uitzendkracht, zzp'er of nieuwe collega die een kaart opent.
• Kaart: een digitale dienstkaart of welkomstkaart die de klant in Dienstwijs maakt.

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Dienstwijs door een klant. Je gaat ermee akkoord als je een account aanmaakt. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de klant gelden niet, tenzij we dat samen schriftelijk afspreken.

Dienstwijs is alleen voor organisaties, niet voor consumenten. Wie een account aanmaakt, verklaart dat hij of zij dat namens de organisatie mag doen.

Voor persoonsgegevens op de kaarten geldt daarnaast onze verwerkersovereenkomst. Spreken de twee elkaar tegen, dan gaat voor persoonsgegevens de verwerkersovereenkomst voor.

Met Dienstwijs maak je kaarten voor een invaldienst of eerste werkdag en deel je die met een medewerker via een link met code of een QR-code. Een kaart is alleen te openen rond de dienst. De inhoud wordt 30 dagen na de dienst automatisch gewist.

We doen ons best om Dienstwijs altijd goed te laten werken, maar kunnen niet beloven dat dat zonder storing gaat. Onderhoud plannen we zoveel mogelijk buiten de gebruikelijke diensttijden. We mogen de dienst verbeteren en veranderen. Verdwijnt er iets belangrijks, dan laten we je dat vooraf weten.

Dienstwijs is een hulpmiddel voor praktische informatie. Het vervangt geen zorgdossier, rooster, personeelssysteem of overdracht, en het is geen medisch hulpmiddel.

• Geen gegevens van cliënten op een kaart: geen namen, geen medische of andere bijzondere gegevens. Die horen in jullie eigen zorgdossier.
• Geen wachtwoorden, deurcodes of codes van een kluis op een kaart. Een link kan worden doorgestuurd.
• Inhoud die klopt en mag. Je bent zelf verantwoordelijk voor wat er op je kaarten staat, en voor de foto's die je toevoegt. Gebruik alleen foto's waarvoor je toestemming hebt.
• Deel kaarten alleen met de medewerker voor wie ze bedoeld zijn. Gaat er iets mis, trek de kaart dan in.
• Houd je wachtwoord geheim en laat ons direct weten als je denkt dat iemand anders in je account kan.
• Geen misbruik, zoals proberen in andere accounts te komen, de dienst te overbelasten of hem voor iets anders te gebruiken dan kaarten voor je eigen medewerkers. Een zwakke plek gevonden? Meld die via beveiligingslek melden.

Dienstwijs kost per locatie per maand, inclusief btw: €35 voor locatie 1 tot en met 10, €25 voor locatie 11 tot en met 25, €20 voor locatie 26 tot en met 50, €15 voor locatie 51 tot en met 150. Voor meer dan 150 locaties spreken we een prijs op maat af. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina. Elke organisatie begint met één locatie; een extra locatie vraag je bij ons aan.

Je betaalt voor elke locatie waarvoor je kaarten maakt (zie "Locatie" in artikel 1). Gebruik je één locatie in Dienstwijs voor kaarten van meerdere locaties, dan mogen we het juiste aantal locaties in rekening brengen, vanaf de maand waarin dat begon en tot maximaal 12 maanden terug. Lijkt dat zo te zijn, dan vragen we je eerst om uitleg.

Een introductieprijs of andere korting geldt alleen als we die schriftelijk aan jouw organisatie hebben bevestigd, met de periode waarin hij geldt.

Heeft je organisatie een offerte van ons aanvaard, dan gaan de afspraken daarin, zoals de looptijd, de manier van factureren en de betaaltermijn, voor op deze voorwaarden. In de offerte staat ook het aantal locaties. Komen er locaties bij, dan laat je ons dat weten en passen we de prijs aan.

Maak je zelf een account aan, dan kun je Dienstwijs eerst 14 dagen gratis proberen. Daarna kies je zelf of je een abonnement start. Doe je niets, dan betaal je niets: je kunt je kaarten nog bekijken en gedeelde kaarten blijven werken tot de dienst voorbij is, maar nieuwe kaarten maken en delen kan pas weer met een abonnement. Met een abonnement betaal je per kalendermaand, op factuur, te betalen binnen 14 dagen.

Had je al een account voordat de proefperiode bestond, dan laten we je minstens 30 dagen vooraf weten wanneer je gaat betalen. Wil je dan niet verder, dan kun je kosteloos opzeggen.

Betaal je na een herinnering nog niet, dan mogen we het maken van nieuwe kaarten blokkeren tot de betaling binnen is. Kaarten die al gedeeld zijn, blijven werken tot de dienst voorbij is.

We mogen de prijs één keer per jaar aanpassen. Een prijsverhoging laten we minstens 30 dagen vooraf weten; je mag dan opzeggen per de datum dat de nieuwe prijs ingaat.

De overeenkomst begint als je een account aanmaakt en loopt per maand door. Je kunt altijd opzeggen per het einde van een kalendermaand. Mail daarvoor naar sj@balenacloud.nl. Is in een offerte een vaste looptijd afgesproken, dan kun je opzeggen per het einde daarvan; daarna loopt de overeenkomst per maand door.

Na het opzeggen verwijderen we je account en alle gegevens van je organisatie binnen 30 dagen, behalve facturen: die bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Wil je vooraf een kopie van je locaties en standaardkaarten, vraag daar dan om bij het opzeggen.

Wij kunnen de overeenkomst ook opzeggen, met een opzegtermijn van drie maanden.

Houdt een klant zich ernstig niet aan deze voorwaarden, bijvoorbeeld door misbruik of door gegevens van cliënten op kaarten te blijven zetten, dan mogen we het account (tijdelijk) blokkeren of de overeenkomst direct beëindigen. Waar het kan, waarschuwen we eerst.

De teksten en foto's op je kaarten zijn van jou. Je geeft ons alleen toestemming om ze op te slaan en te tonen, zodat we de dienst kunnen leveren. We gebruiken ze nergens anders voor.

De software, het ontwerp en de naam van Dienstwijs zijn van ons. Je mag Dienstwijs gebruiken zolang de overeenkomst loopt, voor je eigen organisatie.

Gaat er door onze fout iets mis, dan meld je dat zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen twee maanden nadat je het ontdekte. We krijgen eerst de kans om het op te lossen.

• We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade. Niet voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, een gemiste dienst of extra personeelskosten.
• De schadevergoeding is in totaal nooit hoger dan wat je ons in de twaalf maanden vóór de schade voor Dienstwijs hebt betaald.
• We zijn niet aansprakelijk voor wat er op een kaart staat. Dat bepaal jij. Ook niet als een medewerker een kaart niet kan openen door een storing bij telefoon of internet.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons.

Overmacht, zoals een grote storing bij een leverancier waar wij niets aan kunnen doen, geldt niet als onze fout.

Voor de inhoud van de kaarten is de klant verantwoordelijk volgens de privacywet (AVG); wij verwerken die alleen in opdracht. Wat we daarbij doen en laten, staat in de verwerkersovereenkomst. Hoe we omgaan met je accountgegevens, lees je in de privacyverklaring.

We houden alles wat we over je organisatie te weten komen geheim, ook na het einde van de overeenkomst, tenzij de wet ons verplicht iets door te geven.

We mogen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging die voor jou nadelig is, mailen we minstens 30 dagen voordat hij ingaat. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen per de datum dat de wijziging ingaat. Bovenaan staat welke versie geldt.

Op deze voorwaarden en het gebruik van Dienstwijs is Nederlands recht van toepassing. Ontevreden? Laat het ons eerst weten via sj@balenacloud.nl; we zoeken samen naar een oplossing.

Komen we er niet uit, dan beslist de rechtbank Den Haag.

Is een deel van deze voorwaarden niet geldig, dan blijft de rest gewoon gelden. Het ongeldige deel vervangen we door een afspraak die er zo dicht mogelijk bij komt.