Zo maak je een goede dienstkaart

Noem de ingang én de persoon of functie bij wie de invaller zich meldt. Wie eerst moet zoeken, begint de dienst gehaast.

Waar haalt de invaller een pas of sleutel op, en waar levert die hem weer in? Zeg ook waar jas en tas kunnen. Deurcodes geef je bij aankomst: een link kan doorgestuurd worden.

De voornaam en functie van wie er vandaag echt is. Wisselt dat per dienst, pas het dan per kaart aan.

Een nummer dat tijdens de dienst wordt opgenomen, zoals de afdelingstelefoon of een toestelnummer. Op de kaart wordt het een belknop. Een privénummer alleen als die collega dat goed vindt.

Beschrijf wát er vandaag moet gebeuren en waar, niet hoe. Een vakkracht weet hoe het moet. En bij zzp'ers let de Belastingdienst op aanwijzingen over hoe het werk moet (Wet DBA).

Spreek vooraf af wat de invaller mag en kan; dat hangt af van bevoegdheid en bekwaamheid. Kan de invaller niet in jullie toedienregistratie? Kies dan voor delen onder toezicht of geen medicatie. In het formulier staan knoppen met een standaardzin die je daarna nog kunt aanpassen.

Zet elke vaste tijd op een eigen regel: overdracht, maaltijden, pauze. Zo leest het als een tijdlijn. Heb je vroege, late en nachtdiensten? Zet in de standaardkaart de dienst die het vaakst voorkomt en pas het per kaart aan.

Vertel hoe de invaller toegang krijgt en wie helpt als inloggen niet lukt. Regel het account vóór de dienst: zonder toegang kan een invaller niet rapporteren of aftekenen.

Waar ligt de telefoon of pieper, en waarop komen de oproepen van bewoners binnen? Dat wil een invaller in de eerste minuut weten.

Wie belt de invaller 's avonds en 's nachts, als het aanspreekpunt naar huis is? Noem de functie, hoe je diegene bereikt en wanneer je de huisartsenpost belt.

Het interne alarmnummer, wie de BHV'er is en waar je verzamelt. Houd het kort: in nood leest niemand een lange tekst. Wisselt de BHV'er per dienst, pas het dan per kaart aan.

Zeg welke afdelingen gesloten zijn en waar de invaller op moet letten. Afspraken over een bewoner horen in het zorgdossier, niet op de kaart. Ook hier geen deurcodes.

Wanneer en waar is de overdracht, waar rapporteert de invaller, en hoe meldt die een incident?

Parkeren, werkkleding, eten en drinken. Kleine dingen, maar ze bepalen of iemand zich welkom voelt.

Schrijf persoonlijk, met de voornaam van de nieuwe collega en het team. Dit staat groot bovenaan: het is het eerste wat iemand van jullie leest.

Tijd, ingang en wie de nieuwe collega ophaalt. Opgehaald worden voelt heel anders dan zelf de weg zoeken.

Eén vaste collega voor de eerste weken, met naam en functie. Plan de buddy in het rooster op dezelfde diensten.

Een eenvoudig programma, elk onderdeel op een eigen regel. Plan aan het eind een rustig moment om terug te blikken.

Hoe lang werkt de nieuwe collega boventallig mee, en wanneer praten jullie bij? Een vast gesprek na een week en na een maand laat zien dat je er werk van maakt.

Bij wie kan de nieuwe collega vóór de eerste dag terecht? Gebruik een werknummer; een privénummer alleen als die collega dat goed vindt.

Wat ligt er klaar, en wat neemt de nieuwe collega zelf mee?

Parkeren of bus, waar het kluisje staat en waar je kunt eten.

Alleen wanneer en met wie de accounts geregeld worden. Contract, accounts en wachtwoorden lopen via jullie eigen systemen.

Een paar zinnen over de locatie en het team: hoe groot, hoe een dag eruitziet, waar jullie trots op zijn.