Privacyverklaring

Dienstwijs is een dienst van BalenaCloud, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89401158, gevestigd op Gravin Jacobastraat 28, 2805 PP Gouda. Btw-id: NL004723619B80.

Vragen over privacy? Mail naar privacy@balenacloud.nl.

Er zijn twee soorten gegevens, met elk een andere verantwoordelijke.

• Je account en deze website. Hiervoor zijn wij verantwoordelijk. Denk aan je e-mailadres en de gegevens die je ons stuurt als je contact opneemt.
• De inhoud van de kaarten. Een zorgorganisatie maakt de kaarten voor haar eigen invalkrachten en nieuwe collega's. De zorgorganisatie is daarvoor verantwoordelijk. Wij bewaren en tonen die gegevens alleen in haar opdracht. Daarover sluiten we met elke klant een verwerkersovereenkomst.

Heb je als invalkracht of nieuwe collega een vraag over je kaart? Stel die eerst aan de organisatie waar je werkt. Mail je ons, dan sturen we je vraag door.

Van locatiemanagers (onze klanten):

• je e-mailadres en wachtwoord (het wachtwoord alleen versleuteld; wij kunnen het niet lezen);
• de naam van je organisatie en de naam en het adres van je locaties;
• de foto's die je van een locatie of team toevoegt;
• de teksten op je standaardkaarten en kaarten;
• wanneer je akkoord ging met de algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst, en met welke versie;
• je abonnement: tot wanneer je proefperiode loopt, of je betaalt en tot wanneer. Voor de factuur ook de naam en het adres van je organisatie en het e-mailadres voor facturen;
• wanneer je inlogt, en vanaf welk IP-adres en welk soort apparaat. Ons inlogsysteem houdt dit bij om misbruik van je account te kunnen ontdekken.

Op een kaart:

• de naam van de invalkracht of nieuwe collega, als de manager die invult;
• de datum en tijden van de dienst of de eerste werkdag;
• wat de manager in de vakken zet, zoals het aanspreekpunt en de afspraken op de afdeling. Daarin kunnen namen en telefoonnummers van collega's staan;
• hoe vaak de kaart is geopend en wanneer het laatst;
• hoe vaak er een verkeerde toegangscode is ingetypt. Na 5 keer gaat de kaart 15 minuten op slot.

Wat we niet vragen en niet willen hebben: gegevens van cliënten. Een kaart is voor praktische informatie. Het formulier waarschuwt als het op een naam of medische gegevens lijkt. Van iemand die een kaart opent, slaan we geen IP-adres op en we volgen niemand over andere websites.

• Je account en de dienst leveren. Zonder je e-mailadres kun je niet inloggen en kunnen we je niet bereiken. Grond: de overeenkomst met jou.
• Facturen. Factuurgegevens gebruiken we om te factureren en bewaren we voor onze boekhouding. Grond: de overeenkomst met jou en onze wettelijke plicht om de boekhouding te bewaren.
• Beveiliging. Inloggegevens, het aantal foute codes en technische logboeken gebruiken we om misbruik te voorkomen en storingen op te lossen. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Kaarten tonen. Dit doen we in opdracht van de zorgorganisatie. Zij bepaalt wat er op de kaart staat en heeft daarvoor haar eigen grond.
• Contact. Mail of bel je ons, dan gebruiken we je gegevens om je te helpen. Grond: ons gerechtvaardigd belang, of de overeenkomst als je klant bent.

• Inhoud van een kaart: 30 dagen na de dienst wissen we automatisch de vakken en de naam van de medewerker. Er blijft een kale regel over (soort kaart, locatie, tijden, hoe vaak geopend), zodat de manager een overzicht houdt.
• Toegang tot een kaart: een QR-code werkt 10 minuten. Een link en code werken tot de kaart sluit, de manager hem intrekt of een nieuwe link maakt.
• Account, locaties en foto's: zolang je klant bent. Zeg je op, dan verwijderen we je account en alle gegevens van je organisatie binnen 30 dagen.
• Facturen en de gegevens daarop: 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Technische logboeken van onze hostingpartijen: enkele dagen.
• E-mails aan ons: zolang dat nodig is om je vraag af te handelen.

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. We werken met deze leveranciers:

• Supabase: de database, het inloggen, de opslag van foto's en de e-mails om je account te bevestigen of je wachtwoord opnieuw in te stellen. De gegevens staan op servers in Frankfurt (Duitsland).
• Vercel: het draaien van de website. De pagina's worden gemaakt op servers in Frankfurt.
• Microsoft (Microsoft 365): onze e-mail. Mail je ons, of sturen wij je een factuur, dan loopt dat via Microsoft. Kaarten en de gegevens daarop gaan niet via onze e-mail.

Dit zijn Amerikaanse bedrijven. Daarom is het mogelijk dat een Amerikaanse overheid toegang vraagt. Met alle drie gelden afspraken volgens de Europese regels (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie), en ze mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken.

Verder geven we alleen gegevens door als de wet ons daartoe verplicht.

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken. Geen cookies voor statistieken, advertenties of het volgen van bezoekers. Daarom vragen we ook geen toestemming met een cookiemelding.

• Inloggen: houdt je ingelogd in het dashboard, tot je uitlogt.
• E-mailadres onthouden: alleen als je dat aanvinkt bij het inloggen. Bewaart je e-mailadres een jaar, nooit je wachtwoord.
• Toegang tot een kaart: op de telefoon van de invalkracht of nieuwe collega, nadat de code goed is ingetypt of de QR-code is gescand. Werkt tot de kaart sluit.

• Alle verbindingen zijn versleuteld.
• Elke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens. Dat bewaakt de database zelf.
• Een kaart is alleen te openen rond de dienst, met een geheime link en code of een QR-code die snel verloopt. Links en codes bewaren we alleen onleesbaar gemaakt.
• Foto's staan niet openbaar online en worden zonder verborgen gegevens (zoals locatie) opgeslagen.
• De manager kan een kaart op elk moment intrekken.

Zie je toch een zwakke plek? Meld een beveiligingslek.

Je mag vragen welke gegevens we van je hebben, en ze laten verbeteren of verwijderen. Je mag ook bezwaar maken, het gebruik laten beperken of je gegevens in een handig bestand opvragen.

Mail daarvoor naar privacy@balenacloud.nl. We reageren binnen een maand. Gaat het om de inhoud van een kaart, dan stemmen we dat af met de zorgorganisatie die de kaart heeft gemaakt.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We nemen geen besluiten over mensen die alleen door een computer worden gemaakt.

Raken gegevens bij ons onbedoeld in verkeerde handen, dan waarschuwen we de betrokken zorgorganisatie zo snel mogelijk. Gaat het om accountgegevens, dan melden we het waar nodig zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens en laten we het jou weten.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij grote wijzigingen mailen we onze klanten vooraf.