In het kort
- De IGJ wil dat flexkrachten goed starten: met uitleg over procedures, mondeling én schriftelijk.
- De kaart is dat schriftelijke deel, op de eigen telefoon, vóór de dienst.
- Aanspreekpunt, zorgdossier, apparatuur en procedures hebben elk een eigen vak.
- Controle van ID en diploma, de inlog en de mondelinge start regel je zelf.
Wat is de handreiking?
In juli 2025 publiceerde de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) de Handreiking voor zorgvuldige inzet van flexibele krachten in de ouderenzorg. Aanleiding waren meer meldingen van calamiteiten in 2023 waarbij zzp'ers betrokken waren. De tips gelden ook voor uitzendkrachten, gedetacheerden en andere flexkrachten.
De inspectie zag ruimte voor verbetering op drie thema's:
- Een duidelijke strategie: een visie en risicoanalyse voor de inzet van flexkrachten.
- Deskundigheid borgen: zelf controleren of iemand bevoegd en bekwaam is, en feedback geven.
- Het werk mogelijk maken: een goede start, toegang tot het zorgdossier en de juiste materialen.
Volgens de inspectie zorgt een zorgvuldige inwerkprocedure voor minder incidenten en minder onrust bij cliënten met dementie. Ook vaste collega's ervaren dan minder werkdruk.
Waar de kaart bij helpt
Vier tips uit de handreiking gaan over wat een flexkracht moet weten als de dienst begint. Daar is de kaart voor gemaakt. De vakken hieronder staan zo in het formulier.
Thema 3, tip 1
Organiseer een goede start
De IGJ: Kennismaking, inwerken, instructies en uitleg over procedures, en overdracht van kennis "zowel mondeling als schriftelijk". Een gezamenlijke start bij aanvang van de dienst helpt.
Op de kaart
De kaart is het schriftelijke deel: de invaller leest vooraf waar hij of zij zich meldt, wat er die dienst van hem of haar verwacht wordt en hoe de dag loopt. Zo kan de mondelinge start korter en gerichter.
Melden bijWerkzaamhedenDagindeling, maaltijden en pauze
Thema 2, tip 2
Een vast aanspreekpunt
De IGJ: "Zorg ervoor dat flexibele krachten weten wie hun aanspreekpunt is."
Op de kaart
Per dienst vul je in wie het aanspreekpunt is, met een belknop op de kaart. Voor de avond en nacht staat de achterwacht erbij.
Jouw aanspreekpunt vandaagTelefoonnummer aanspreekpuntAchterwacht avond en nacht
Thema 3, tip 2
Toegang tot het zorgdossier en andere systemen
De IGJ: Volgens de inspectie was onvoldoende toegang tot het cliëntdossier, of er niet mee kunnen werken, de grootste barrière. Denk ook aan toegang tot systemen om een incident te melden, protocollen en organisatiebeleid.
Op de kaart
De kaart legt uit hoe het inloggen werkt, wat de rol bij medicatie is en waar je rapporteert en incidenten meldt. De inlog zelf regel je vooraf in jullie eigen systemen; de kaart bevat nooit wachtwoorden of cliëntgegevens.
Zorgdossier en medicatieregistratieMedicatie: jouw rolOverdracht, rapporteren en incidenten
Thema 3, tip 3
De juiste materialen
De IGJ: Zorg dat hulpmiddelen beschikbaar zijn, zoals een werktelefoon, laptop, tablet of vaste computer, (medische) hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen.
Op de kaart
Op de kaart staat waar de telefoon, pieper of tablet ligt, hoe het alarmsysteem werkt en waar sleutels, pas en kluisje te vinden zijn.
Telefoon, pieper en alarmsysteemSleutels, pas en kluisje
Begint er een nieuwe vaste collega? Dan doet de welkomstkaart hetzelfde voor de eerste werkdag, met een buddy en een plan voor de eerste weken.
Wat je zelf blijft doen
De kaart is een hulpmiddel, geen vervanging van inwerken. Deze punten uit de handreiking regel je zelf:
- Bevoegd en bekwaam. Ga er niet van uit dat het bureau dit controleert. Controleer zelf identiteitsbewijs, diploma's en VOG, "bijvoorbeeld op de eerste dienst". Tip: zet in het vak ‘Melden bij’ wie dat doet.
- De inlog voor het zorgdossier op tijd regelen, zodat de invaller er bij de start van de dienst mee kan werken.
- De mondelinge start: kennismaken en samen de dienst beginnen.
- Feedback en evaluatie. Flexkrachten willen volgens de inspectie juist feedback krijgen.
- Visie en risicoanalyse voor de inzet van flexkrachten, en duidelijke afspraken met bemiddelingsbureaus.
Zo begin je
- Vul de standaardkaart van je locatie één keer goed in: ingang, systemen, apparatuur en wat te doen in nood.
- Vul per dienst het aanspreekpunt en de werkzaamheden in, en deel de kaart vooraf via link en code of WhatsApp, of laat bij aankomst de QR-code scannen.
- Lees de tips en voorbeelden per vak, of bekijk eerst de voorbeeldkaart.
Deze pagina is onze samenvatting van de handreiking. Dienstwijs is niet verbonden aan de IGJ, en de inspectie heeft Dienstwijs niet beoordeeld. Lees voor de volledige tekst de handreiking op igj.nl.